Muchos repositorios institucionales asignan parte de sus recursos a las actividades ligadas a la difusión y la preservación. La difusión se realiza mediante una serie de acciones cuyo objetivo es lograr que los elementos del repositorio alcancen a la comunidad; la preservación se refiere a la persistencia en el tiempo de tales elementos, a fin de asegurar su acceso y usabilidad a largo plazo. Ambas actividades están influenciadas por los aspectos políticos, económicos y tecnológicos que rigen al repositorio. Las actividades de preservación están enmarcadas por las políticas del repositorio: el desarrollo de tales políticas deben ser el primer paso para garantizar las acciones de preservación. Estas acciones implican generalmente la validación de los elementos del repositorio a partir de las restricciones indicadas en sus políticas, lo que puede realizarse tanto forma manual como con la ayuda de alguna herramienta que permite su automatización.